办一场线下活动丨设计师该怎么做

从小的方面说来，在大学就有参会过学校及院系筹备的论坛、讲座、年会等；工作之后也有机会筹备国际化展会，高水准的发布会。

 

在知识付费时代的今天，自由职业者也可以通过粉丝经济来举办一场以自己为主题的线下活动。工作之后公司举办线下的活动，已达到一定的目的。

 

我是一名设计师，多场线下活动下来有了想分享的念头。既是对自己经验的总结，以便能做好以后的线下活动；同时，也希望能帮到同状况的你。这次分享不讲如何控制预算，不讲如何选合适的场地，不讲整个活动的策划方案，重点站在设计师的立场，以视觉的角度去解析怎么做会更好，都是自己一路走来的经验。

自己的一点经验之谈，说的不对的地方，请大神指正，有争议的地方也请留言交流，我一直本着互相学习的心态。

一 

需要设计师具备的能力

设计师需要具备 4种 能力

1、出色的设计能力

谈到设计能力，网上很多平台，国外：Dribbble 、behance 等，国内：站酷、花瓣 等，这里不再赘述。

重点说线下活动的设计，线下活动的视觉调性给参会者最直接的感受，以发布会举例吧，绕不开的米国苹果啊。

线下活动的主视觉风格考验设计师的对公司以及本次活动的目的理解程度，苹果发布会延续了极简的风格，无论是乔布斯时代的暗蓝到黑的上下渐变，还是库克时代的黑色为主。

来一个近期的例子吧，主办方是一家金融科技公司，会议主题是：“金融科技赋能现在支付”。确定主视觉风格考虑到以下几点：活动的目的、与前期的 H5 宣传文案结合、考虑主办方的视觉识别系统、参会人员群体性质、举办的场地。

最终定稿如下图：

主视觉定好，一系列的设计图迎刃而解。签到板、介绍展板、指路贴、单页、桌牌、易拉宝、折页、门票、参会证等等。

物料较多就不一一列举了。

2、注重细节和体验

专业的的程度是细节体现出来的，线下活动的细节是多么的重要，只有经历过才能清楚。物料设计要注意：大小尺寸，分辨率，色彩模式CMYK，出血（不同的印刷厂可能不同）、以及应用的场景和最终的输出产物，物料大家可能还接触的比较多，出错的概率不大。若有LED屏幕还会有一些电子设计，同样注意尺寸和显示区域。

来个例子，对接LED负责人给的这次屏幕尺寸长宽比是：17m*6m（3.5m+10m+3.5m）*6m

首先应该确认屏幕最终的显示区域；再着手进行设计。

本次使用的屏幕显示区域是：17m*6m（4352px*1536px），去除掉舞台隐藏的高度47cm和舞台灯的最大高度80cm，有效显示区域17m*4.7m，最后换算成像素点进行设计，呈现效果最佳。

若之前没有考虑会场LED的布置，主办方、合作结构和媒体可能被遮挡。在设计时应该注意，考虑最终的呈现效果是否与最初的设计稿一致。

3、极强的应变能力

说到应变能力，一定是在活动举行当天。还是举例说明，当天有一个环节，流程上有5位嘉宾的一个论坛，15分钟后就要开始，其中一位临时有原因上不了了，临时替换一位。那么，之前做的背景有每位嘉宾介绍就用不了。首先会场要有多余的能做图的电脑，ps快速替换搞定，普通电脑也可以用PPT来搞定，当时就是用ppt搞定的。活动还要注意收集嘉宾的照片，整理分类，临时替换的嘉宾基本都是从现有的嘉宾中挑选一位，若之前有充分的准备，遇到问题就不用慌了。

4、积累资源的能力

说到积累资源，物料印刷的资源，线下路演承办的资源，能与你相关的资源记得积累。

一 

准备阶段尤为重要

1、活动目的明确，抓住本质

无论是哪种形式的线下活动，都有自己的目的，举办活动的目的和本质抓住了才能事半功倍。对设计师而言，所有的设计都应该围绕活动的目的，考核设计的好坏也是站在举办活动目的的角度评判。抓住目的做设计，你的设计不会走偏。

2、根据活动性质确定形式及选址

形式一定是匹配内容的，也就是说没有第一步的探讨和思考，胡乱确定一种形式是不可取的。

举个例子：9 月 6 日，vivo 在北京雁栖湖举行新品发布会，正式发布 vivo X23 智能手机。在外观上主要有两大卖点，一是现在各厂都主打流行的“极光屏”，二是水滴屏。而水光潋滟的雁栖湖正好暗合这两重设计卖点，发布会效果

（图中ppt数据显现为中间对称而采取这种布局，我持保留意见）

锤子科技6周年，锤子科技把发布会办在鸟巢，卖门票听罗永浩讲单口相声，484万创下了锤子发布会门票收入的新高，几乎是以往的4倍，也刷新了一项吉尼斯世界纪录——手机发布会参加人数。单从这次活动的举办来说，老罗是大赢家。

3、梳理流程确定执行进度

所有的流程都应该细化并制作成工期表，严格的把控流程和进度，确保一切尽在掌握、并提前准备好。设计师需要考虑印刷厂输出物料的工艺、工期及物流，若延误了有什么解决办法和备用方案。

4、协调沟通能比做更重要

每完成一类设计都需要和上级确认，确认完成再进行下一个物料的设计。沟通的时间可能很短，但是你却做了做重要的事，减少沟通问题失误而带来的多次返工和进度延期。

5、预热和总结才能不断进度

 A. 内部预热: 

包括内部邮件发送活动信息、公司公众号、网站等进行活动预热等。信息的及时传播能够很好的让员工了解企业动向并激发认同感。

内部预热同时包括活动前的动员大会，这个会议所有参加活动的工作人员都要参加。在动员会上，对可能需要协助的部门提前给打招呼，确保到时候能调遣的动。

  B. 外部预热: 

外部预热包括媒体宣传、公众号、网站新闻推送，朋友圈宣传等等传播手段，更重要的是媒体和客户邀请到现场的预热准备。

  C. 活动总结和复盘: 

举办一场活动其实是一个永远不会完美的体验，永远都会发现有临场变化，永远都会发现一些细节下次可以做的更好。那么复盘就非常的重要。

 大家对我分享的内容可做参考借鉴，切勿生搬硬套。鼓励大家多去看看各种不同的行业展会、艺术展会。有能力可以参加大型的发布会，国内的手机发布会很有代表性。仔细去观察这些团队是怎么做，怎么做视觉设计的。怎样来处理一些小细节的，怎样来优化流程，注重用户提样的。