UX问题点review，用Excel让数据“动”起来

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很多时候产品或者交互在和开发或者老板过进度的时候，常常是以静态的Excel表去核对进度，往往把Excel当成了带表格的word，Excel强大的函数功能和图表统计功能却没有用到，如下通过一个在项目中遇到的一张问题点review表格，加入简单的函数与筛选功能让review “可视化“，从而“动”起来。

首先来看下表格的全貌，sheet2中的数据会随sheet1动态更新。

Sheet1[UX REVIEW]

Sheet2[汇总信息]

与sheet1联动统计关键数据

Sheet3[项目时间进度表(顺位时间)]

项目时间按阶段实施，顺位时间。提供甘特图整理项目耗时。状态栏分为正在进行、紧急、已结束三种状态，根据计划完成时间和实际完成时间自动改变状态。剩余天数深色表示项目已经超时

Sheet4[项目时间进度表(错位时间)]

混合多项目时间进度管理，错位时间。状态栏分为正在进行、紧急、已结束三种状态，根据计划完成时间和实际完成时间自动改变状态。剩余天数深色表示项目已经超时

第一部分 (UX REVIEW)

(一)我们来看页头，加入了最后更新时间和当前时间，review一般是一个星期过两次或者一次，页头加入了最后更新时间与当前时间，便于记录下最后review的时间节点。

第一个函数，当前时间函数

=NOW()

默认是会显示年月日时分秒，设置单元格格式精简日期按需要节简。

(二)任意行数冻结页头，如图1冻结了3行，只要如图2全选第四行，然后 【视图】-【冻结窗口】-【冻结拆分窗口】，即可实现前面三行冻结行。

图1

图2

(三)优先级的高、中、低三种下拉框序列，下拉序列可以review中的操作以下拉表格的形式代替输入，快捷的操作同时可以使汇总表格的数据标准化。图3、图4是用到的两处下拉序列。

图3

图4

首先如图5在空白处输入下拉序列的选项列表。然后在优先级和状态的下方分别点击单元格，【数据】-【数据验证】-【数据验证】-【允许：】-【序列】，来源分别选取优先级/状态的的列表即可。如图6为优先级的数据来源选择方式。

TIPS：选取的时候可以往下多选择两个空白的单元格，这样如果要增加下拉项，直接在空白处添加即可增加，不用新增数据来源。

图5

图6

(四)下拉序列自动匹配颜色，如优先级，选择下拉选项后，高优先级自动变为亮橙色，中为黄色，低为蓝色。此处用到的是【条件格式】。

首先选择所有的优先级下面的单元格，【开始】-【条件格式】-【管理规则】-【新建规则】，第二个选项“只为包含以下内容的单元格设置格式”，单元格值 - 等于 - 高，如图7

图7

然后点击格式，即可设置匹配“高”级别设置颜色或者背景即可，对于中、低级别，依次新建规则，等于-中，等于-低，设置格式即可。

状态列，如优先级列操作，设置不同的文字颜色即可。

第二部分 (汇总信息)

新建一个sheet，做为汇总信息表。如图8

图8

以高级别为例，关联sheet1处优先级一栏，使用第二个函数

COUNTIF

该函数还有两个参数(range，criteria)，分别为数据源和判断标准。如图9，点击range，跳转到sheet1(此处我将sheet1改名为UX REVIEW，所以截图显示为自定义名称)，选择sheet1处优先级下方的所有单元格。按回车，此时显示为

=COUNTIF( ' UX REVIEW ' ! G4:G11 在后面依次输入, “高”按回车即可(有逗号)。完整格式如下：

=COUNTIF( ' UX REVIEW ' ! G4:G11, “高”)

图9

此处两个sheet之间做了关联，所以sheet1下拉选项的变化会在sheet2中体现，从而实现了“动”态数据的变化。

(五) 问题点总数汇集高、中、低级别三个数据的总数，用到了第三个函数

=sum()

输入该函数，然后选择高中低级别的数据单元格即可求和。

(六)解决率直接使用已解决数据/问题点总数，如图10然后设置单元格格式，为一位小数。

图10

到此，关键用到的函数已经讲完，有了汇总的问题点特征的数据，可以灵活的使用图表做可视化统计，例如优先级不同级别的比例。如图11

图11

附件提供excel表格源文件，需要的下载即可