Notion x GTD 组合，打造高效的任务管理系统

设计师奇犽

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设计师奇犽

头脑的价值在于创意而非记忆
—戴维·艾伦

我们的大脑每天都会产生大量的想法。在实际执行过程中，你会发现很多的事项会被遗漏、任务执行时会被新任务打断、待办过多分不清分不清轻重缓急… 各种各样的问题冒出来，分散我们注意力，让我们没法把足够的时间和精力花费在真正的任务执行上。

将「记忆」的事项交由应用软件帮我们处理，释放我们的大脑，专注于处理更重要的创意工作。这也是 GTD 方法背后的核心原则。

什么是 GTD ？

所谓GTD，全称是Getting Things Done，是由David Allen提出的一种高效的任务管理方法。它的核心理念是通过清晰的组织和处理方式来解决人们的日常任务，从而提高工作效率和减轻压力。

GTD 工作法的五个核心步骤分别是：

收集、整理、组织、回顾和执行。

随着你关注的内容增多，你的注意力会降低。而 GTD 的五步可以帮助我们，将大脑中的内容转移到外部，将杂乱无章的事务转化为有序的工作流程。

GTD的五个步骤：收集、整理、组织、回顾和执行

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GTD 的优点和挑战

GTD作为时间管理方法的一种，和其他的时间管理方法一样，具有显而易见的优点，但也有其局限性。

GTD的优点

步骤组织清晰，容易执行
：GTD的五个步骤帮助你清晰地组织和管理所有的任务，保证所以的任务不遗漏、可执行。
工作时更容易专注，进入心流
：我们需要将任务拆分为最小可执行单位。在任务安排的时间段内，你只选专注于一项任务，投入全部精力完成它。
更合理的时间安排
：GTD 强调对任务进行优先级排序与清单分类。你可以根据每天时间类型的划分，优先安排处理重要的事情。
灵活性与全面性
：GTD 适用于任何人，也不受行业限制。你可以利用它安排你生活的方方面面。

GTD的挑战

系统需要投入时间与精力维护
：GTD 并不是一劳永逸的方法。我们需要每天都投入精力与时间进行定期维护，比如任务的整理、优先级与清单的组织安排、定期的任务回顾… 有的人会觉得操作繁琐而不能执行，久而久之系统就开始混乱，难以执行。
可能导致信息过载
：如果一次性收集太多内容到 inbox 中，当我们要进行组织与整理的时候，会发现任务太多而难以执行，反而降低效率。因此需要定期回顾，缓解任务堆积问题。
过于关注任务的执行，忽略生活的平衡
：任务勾选完成会给我们带来满足感、成就感。所以我们开始使用 GTD 时，容易给自己排满一天的任务，而忽略给自己预留生活的时间。人不是机器，如果我们每天只剩下任务，很快会感到生活的压抑、枯燥，进而缺乏精力与积极性。

虽然GTD有一些缺点，但它的优点远远超过了这些缺点，特别是在提高工作效率和管理压力方面。而且我们可以利用工具，降低 GTD 执行时的难度，缓解它的缺点带来的问题。一旦习惯并理解了这种方法，它将成为你生活和工作的强大工具。

利用 Notion 应用 GTD 的五个步骤

市面上关于 GTD 的应用有无数多个，Notion 是其中之一。我前前后后也对比使用过 Omnifocus、Microsolf Todo、滴答清单、Todoist… 这些应用各有特色，但它们也各有其局限性。所以我的最终选择是 Notion。因为 Notion 自由度高，我可以根据我的 GTD 运作流程定制化页面，实现

收集、梳理、组织、回顾、执行

五个流程。

利用Notion应用GTD的流程

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① 收集任务

人脑遗忘想法的速度是相当快的。在日常中，我们往往想起有一件事要去完成。但如果不立马执行，很快就会遗忘，所以需要应该最小化想法收集的路径。可以从「

收集到哪

」和「

如何收集

」两方面着手，降低记录的操作压力。

收集到哪：
我们在为想法设置优先级、归属清单时，需要耗费我们的时间与精力，增加想法收集的阻力。所以我们需要设置「
Inbox 收件箱
」，提供了一个集中、方便、暂时的收集点，让你能够及时捕捉和记录下所有的想法和任务，为后续的处理和安排提供了基础。
如何收集
：在想法产生时，需要以最快速度记录到个人应用中。因为我使用的时 Notion 进行任务管理，「打开 Notion - 打开任务管理面板 - 新增任务」的无疑路径太长，操作繁琐。但好在 Mac 端我们可以用 Raycast 进行快速记录。移动端可以设置快捷指令，快速输入任务内容到 Notion ，甚至直接 Siri 语音创建任务。大大降低了任务收集的操作成本。

实际操作：Mac端收集任务想法

Mac上通过Raycast给Notion的数据库添加任务

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实际操作：iPhone通过快捷指令收集任务想法

iPhone 用快捷指令结合 Siri 添加任务

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② 梳理任务

任务收集之后，需要对这些想法和任务进行分类和分析，决定哪些需要立即处理，哪些可以稍后处理，以及哪些不需要处理。如果任务指向性不够明确，还可以给任务添加上我们的想法与备注。

每天早上在所有工作开始之前，我会浏览一遍 Inbox 收件箱，快速判断是否需要采取行动，以及行动的内容是什么。对于需要执行的任务，会进入第三步「

组织整理

」。如果判断任务是稍后处理的，就仍让放置到 Inbox 中，等待下一轮的 Inbox 检视。而确定不需要再处理的任务，需要立即删除，释放我们的 Inbox。

如果任务在评估时，判断其难以直接执行，那就可能需要将其转换成「项目」，然后再进行「任务细分」。比如设置任务「创作一条GTD任务管理的视频」，实际在操作时发现它会包含很多不同环节的操作，无法在短时间内完成。需要将其转成一个「项目」，然后再细分任务重新放到收件箱中，比如「GTD相关资料研究」、「写 GTD 视频的脚本」、「进行视频的拍摄」、「GTD视频的剪辑」、「视频发布到各平台」。

在Noiton的Inbox收件箱中梳理任务

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③ 组织整理

第三个阶段需要将「梳理」完成后的任务按照一定规则进行整理，将任务分配到不同的项目清单中，确保每一个任务有明确的位置，并且进行任务优先级排序。

确定日期
：为任务安排截止日期。在 Notion 中，可以利用 Database Buttion 快速将任务安排到今天。也可以在日期选择器中安排其他的日期。如果害怕任务遗漏，可以很方便的添加 Remind 提醒。因为 Notion 和 Notion Calendar 相互关联，任务也可以在日历上同步显示。方便我们进行日历的时间块管理（具体内容下一章展开说）。
项目清单
：根据使用习惯，我自己会将项目分为 Notion 任务、创作任务、工作任务、学习任务、生活任务五个清单。因为 Notion 任务可以同步到 Notion Calendar 中，配合不同的清单配色，可以将任务按不同清单直观展示出来，将任务组织成可管理的形式，也极大的方便了任务的「回顾审查」。
优先级：
在我的 Notion 中，我将任务划分为「Polaris 最重要任务、P1 高优先级、P2 中优先级、P3 低优先级、P4 无优先级」。任务的优先级需要结合我们的长期目标进行设置。对目标具有促进作用的任务为 P1、P2级，而与目标低关联或者无关联的，我设置为P3、P4级。而 Polaris 为每天的北极星任务，与长期目标相关最困难也是最重要的任务，一般每天只会设置一个。
2分钟任务：
对于可以在2分钟内完成的任务，建议是跳过以上的组织整理流程，立即执行完成。比如说，进行话费充值，或者回一条信息。

组织任务在 GTD 流程中，相对需要更多的时间与精力。它是保证你的任务列表与 GTD系统清晰、有序且易于管理的关键步骤。

在Notion中借助模板快速完成组织整理

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实际操作

在我的 Noiton x GTD 系统中，我会为不同的项目清单预设模版，安排优先级。比如 Notion 任务与自媒体创作任务预设了 P1、P2优先级、工作任务预设了 P3、生活任务预设了 P4。这样在进行任务「组织整理」时，我只需选择任务模版，这样任务清单、对应 icon、优先级都会带入进来，省去大量重复的设置操作。如果你需要更改任务的优先级或者其他属性，依然可以进行操作。

④ 回顾阶段

前文提到，如果任务堆积，会让我们的 GTD 系统陷入混乱，难以运行。所以我们需要定期对任务列表和任务进度进行回顾。

回顾的频率
：可以是每天、每周和每月进行回顾。推荐每周至少进行一次全面的回顾。
回顾日历表：
Notion Calendar 可以以日、周、月维度展示，配合为不同的任务清单搭配不同的颜色，我们可以一眼在界面中看到各类型任务在每天、每周中的占比。如果我的长期目标是在自媒体创作中取得成绩，那可以通过日历中色块的多少来判断我近期的任务是否往我的目标上靠拢。这样帮助我们评估，对不同清单的任务进行时间和数量上的调整。
清理和整理
：清理过时和不再重要的任务，从任务列表中删除；对已完成的任务，进行状态更改；对难以执行的任务，重新进行梳理，确认是否需要转为「项目」，进一步细分任务。
确认目标与调整优先级
：根据阶段性不同，我们的目标可能发生变更。所以在回顾阶段，我们需要再一次确认我们的短期目标与长期目标。再根据目标，对任务进行优先级调整，确定下一步行动，以确保你的任务朝着实现目标的方向前进。

⑤ 执行任务

执行阶段是将任务付诸实践的阶段。这一阶段的目标是根据你的任务列表逐步完成任务，确保按时完成，并在完成后更新任务状态。

着重关注北极星任务
：最重要且困难的任务，需要放在精力最充沛且时间充足的时间段进行攻克。马克·吐温说：如果你一早起来就吞了一只活青蛙，那这一天就不会有更糟糕的事情发生了。所以我们要做的，就是先吞下这只青蛙。
集中精力
：在执行任务之前，确保你有足够的时间和精力专注于完成任务。避免在不同任务间跳来跳去，分散精力与时间。
执行2分钟任务
：对于2分钟内可以完成的任务，优先且批量完成。
更新任务状态
：任务完成后，及时对任务勾选完成，避免任务的堆积。
意外情况处理
：执行任务过程中难以避免的会有计划外的事情插入。既要考虑灵活的调整计划，又要平衡不能因为计划的变化而失去动力，影响原有的安排。

Time Blocking是一种时间管理方法,通过将一天划分为具体的时间块,每个时间块专注于完成特定的任务或活动,从而提高工作效率和专注度。我提前在 Notion Calendar 中根据自己的时间安排，为不同的时间段预留了任务时间，设置了颜色块。这个方法可以帮助我们专注于一项任务，减少任务的切换，进入深度工作。

Notion连接Noiton Calendar，同步任务

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实际操作：

任务会通过 Notion 同步到 Noiton Calendar 中，可以快速定位到任务所应归属的时间段。在 Mac 的工具栏条，可以看到当前时间块的任务、接下来的任务、明天的时间块与任务。配合 Endel 番茄钟进入专注状态。你只需要保证在番茄钟时间段内，不给打断，就能专注且高效的执行任务。

Notion的更多可能性

Notion的有趣之处在于，它不再局限一个个单独的 App。比如滴答清单中的「

四象限管理

」与「

习惯打卡

」功能，十分的实用。所以我也在 Notion 中轻松的复刻了这两个功能。并且还可以通过数据库的 Formula，开发出更多有趣的数据统计与展示。

四象限管理法

艾森豪威尔矩阵，又称艾森豪威尔时间管理法、四象限法则，是一种简单实用的时间管理工具，可帮助人们提高工作效率，厘清工作重点。该方法由美国第34任总统德怀特·D·艾森豪威尔提出。在我们的 Notion 中，根据任务的截止日期与任务优先级，可以将任务分为四个象限：

重要且紧急
：这类任务对目标与价值观有重大影响，需要立即处理，不能拖延。
重要不紧急
：这类任务没有紧迫的时间要求，但任务很重要，所以需要安排时间完成。
不重要但紧急
：这类任务对长期目标影响不大，可以在精力低下的碎片时间完成，或者考虑委托他人完成。
不重要不紧急
：这类任务消耗时间，也对目标影响没有共享。可以考虑尽量减少这类型的任务。

设置不同 Filter 可将任务分为四象限

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习惯追踪

习惯追踪，可以帮助我们记录和监控行为。长远来看，这项活动对于个人的发展和成长都有着重大的作用。

追踪良性习惯：
可以帮助我们提高意识，增强自我管理和执行力，建立自律的生活。
追踪恶性习惯：
目的时帮我们改善行为，转向更为积极健康的生活。

在 Notion 中，通过数据库建立的「习惯追踪」面板。不再局限于追踪的习惯数量，并且操作也是十分简单，只需每天在对应习惯列表上进行勾选即可。我们可以设置每一个习惯每周想追踪打卡的数量，比如去健身房运动，每周去4趟。那可以在数据库上进行设置，结合 Fromula 完成进度的统计，用进度条可视化展示。还可以根据目标打卡次数与当前打卡次数，根据进度用文案进行提示。比如「⏰ 本周未打」、「🎢 进展顺利」、「⏳ 进程过半」、「🎊 超额完成」。