五年前的项目，就不要再管我们要设计文件了吧！
超实用设计文件管理指南
最怕，空气突然安静；最怕，客户突然的「关心」。
“hello 能帮我发下之前 KV 设计的源文件吗？”
“你好，请帮发一下之前 LOGO 设计的各种图片。”
“在吗，之前设计的 VI 再打包发我一份吧。”
……
面对这些索要 3 年前、4 年前、5 年前设计项目文件的客户，有两句心里话我们一直不知当讲不当讲。
思来想去，为了你好我好大家好，今天索性广而告之：我们是一家专业的品牌设计公司，不是各大公司市场部的云盘！
五年前的设计项目，就不要再管我们要设计文件了吧！
说的是哪些设计文件？
一个设计项目进入尾声，设计方会按合同要求为甲方提供设计文件。从使用方法和使用场景上来看，所有最终交付的文件可以分为两部分——设计定稿方案文件和设计定稿方案源文件。
设计定稿方案文件，包括设计项目任何阶段中任何类目下的定稿文件，通常是 PNG 或 JPG 格式。具体还要看客户需求。
设计定稿源文件，是包括定稿设计方案中所有元素或图层的文件，通常是可编辑的 AI 或 PSD 格式。
以一个 VI 项目为例，甲方最终会收到的设计文件大致包括：「品牌视觉识别系统手册（ VI 手册）PDF 文件」 、「品牌视觉识别系统手册纸质版文件」、「定稿设计方案源文件」。
对于甲方来讲，设计项目的核心目的就是拿到设计定稿方案文件，去解决品牌当下在视觉呈现上所面临的问题。
而设计定稿源文件，则更多是为了之后可以便捷地完成其他设计需求，或者是在更换合作设计方的情况下，依然能继续高效使用。
因此，无论这两种文件中的哪一种，甲方都应该妥善保存、正确使用。
超实用设计文件管理指南
常年管理各种设计文件的我们，深知这项工作算不上体力活，但的确可以称得上是个技术活。如何分类和命名？存在哪里最好？储存后如何管理？这些看似简单的问题，都直接关乎到这小小一份文件的「生死存亡」，进而直接加大企业品牌建设的各项成本。
在此，我们根据经验为甲方提供几个建议。
1. 清晰分类、准确命名
为设计文件清晰分类、准确命名是一件尤为基础的工作内容，专业的设计团队在准备交付文件时就会随手做了。文件分类通常是在定稿文件和定稿源文件这两大类的基础上，再根据甲方设计需求的具体类目层层划分，命名也是如此。
通常是：甲方品牌名称+设计类目+文件格式，比如「子博设计_基础VI_PDF」。在这个文件下，再依此储存「子博设计_LOGO_PNG」、「子博设计_LOGO_AI」等更为详细的设计文件。
井然有序的文件夹就像一张一目了然的设计清单，可以清晰地知道品牌做过哪些设计、没做过哪些设计。并且，如果之后需要更新迭代或者补充新的设计方案，就可以以此为基础直接进行优化升级，避免重复设计。
因此，如果甲方想要在特定时间，或涉及到多人协作、工作交接的情况下，更加「稳、准、狠」地找到所需文件，也要不断完善自身企业内部整理文件的逻辑，让其分类和命名更具适用性，比加入部门名称或时间等其他重要信息。
2. 多方储存，多重保障
好的设计方案是甲乙双方共同努力的结果，因此，在双方共度一段或长或短的「亲密」时光后，我们有理由相信，没有甲方会拿到设计文件而不保存设计文件。
但是，基于常有客户在项目结束很长时间后突然出现并希望我们给他重新发送设计文件的客观事实，我们也有理由相信，很多甲方并没有将设计文件妥善保存——它们要么是随「退休」的电脑一起被抛弃了，要么是跟坏掉的硬盘一起失效了，要么是随离职的员工一起远走了......总之是很难找到了。
每每这个时候，我们很难忍住不想，它们原本不必消失的啊！
所以，在清晰分类、准确命名的基础上，我们建议甲方采用「同个文件多方储存」的方式管理设计文件，不管是「电脑+硬盘+云盘」的组合，还是「人脑+电脑+实体文件」的组合。总之，多重保障才能更接近万无一失。 并且，这任意一种都比找设计方要更加高效啊！ 再者，万一设计方没存呢？！
3. 其他几个具有针对性的小 TIPS
状况一：特意保存，却难以想起是以什么方式将什么文件特意保存在了什么地方。
解决办法：建立完整的文件管理体系，设计适用于自身企业或品牌的记忆流程。比如：设立类似「 VI 系统这种比较重要的品牌资产，要由品牌总监同时保存电子版和纸质版」的规则。
状况二：随着品牌发展，设计文件越来越多，即使清晰分类，依然难以寻找。
解决办法：区分大类，放弃小类。不要为了追求文件的精细程度而忽略了查找、归档流程的复杂程度。同时定期检查、更新，删除确定无用的文件内容。
写在最后
这篇文章我们用近 2000 字写了一个看似小到不能再小的话题。但实际上，妥善管理设计文件一直是企业在品牌建设道路上必须重视的事情。
随着互联网时代的到来，更加多元化的文件类型和储存途径，也要求每一个「身在其位」的职场人，掌握更多高效管理设计文件的技能。
总之，重要的事情有很多，希望我们都能不浪费时间在找文件上~
