做了几年设计，你还不会文件归类保存吗？

如果你在设计行业已经工作几年了！

相信一定会遇到这个小问题，平时电脑上建了很多设计文件/文件夹、素材收集和部门资料等等工作内容。而随着时间推移，我们的文件越来越多也越来越难管理。

这个现象不只是个人，很多设计公司和设计团队也存在这个问题，因为每个人的认知和习惯不同，如果大家随意在设计网盘中建文件夹传项目，网盘的文件管理一定会很乱。

就像我们做设计要考虑用户体验，对待文件管理这件小事，我们也要强化体验的要义，一个轻松、简洁、高效的查找路径会让我们感到愉悦，而我们辛苦的搜索了半天的关键词，翻看了十几个文件夹还找不到自己想要的文件时，我们会感到沮丧。

所以，好的设计网盘内容建设离不来一套有规律、成体系的命名规范原则。今天我就为大家浅谈一下我的经验和思考！

01

文件归类保存的核心原则：

首先，统一下共识，我理解总结文件归类保存有以下3点核心原则：

方便取用原则：便于所有团队成员快速查找使用；

遵从统一命名规范：文档层级清晰，文件名称有规律；

及时更新原则：保持上传文件为最新内容或终稿。

02

网盘目录层级结构：

个人建议无论是网盘还是本地硬盘存储，建议层级目录不要太深，最多不超过三级，特殊情况可同步团队成员讨论确定：

一级目录分类，简短精炼
按心理学上的组块记忆原则5±2（早期为7±2），这个数量刚好，一般情况下一级分类及排序都是相对固定不变的；所以建立一级分类时，要根据团队日常工作内容去做充分思考，一旦确定分类不要频繁新增或修改；当一级目录不能满足分类要求时，可以新增分类，但要达成团队共识（方式：谁提出意见，谁就要提出解决方案，团队成员讨论确定后，按此执行）。

二级目录分类，类别有效

每个一级目录下的二级文件夹都要具有效用，不要为了充实一级目录而刻意建立多个二级分类，在没有文件的情况下，空文件夹会干扰用户查找，并影响情绪；注意数量控制和排序，从一级目录到三级目录的名称要具有包含关系的。从抽象提炼—准确类别—具体分类—具体文件

三级目录分类，具体详实

三级目录描述要具体详实，要精确到项目级别和细分类别，以便在文件夹内存放具体设计文件/素材图片以及相关辅助文档。

03

各级文件夹命名规则：

一级文件夹

建议采用简短精炼的命名方式，长度尽量控制在8个字以内，最好4～6字为宜，不要加啰嗦性的修饰语或无用的前缀/后缀

例：常用设计素材、设计素材集合  VS「设计素材」

二级文件夹

注意设置文件夹名称及内容是否属于一级目录，所放内容要与一级目录是被包含的关系，且存在紧密联系性

例：设计素材（AI素材/电子书汇总）VS 设计素材（AI素材/sketch素材）

三级文件夹

作为末级文件夹命名建议直接为具体类别名称或项目/产品名称，指向具体内容，因为它是最后一级的承载容器（注：部分上传内容存在相对独立性的，亦可直接放在二级目录下） 

例：设计素材—AI素材—矢量插画/具体文件

04

各类文件的命名规则：

一、项目设计文件 （核心）

命名规则：项目名+版本号+时间+作者，这样在进行检索时可以根据[项目名]、[时间]、[姓名]进行精确/模糊检索，提升检索效率（实际测试，比较好用）

项目名（项目/产品名）

对应项目/产品/活动名称或公司大家广知的项目/产品简称（注意，在项目/产品名称较短的情况下尽量使用全称，名称字数超过8个字以上的如果有简称，可以使用）例：统一门户-I物联网平台，可以简称为：物联网平台例：物联网平台V2.0

端（移动端/Web端）

Web端（网页），移动端具体可包含：APP、小程序、H5、公众号...

版本号

一定要挂在文件名/端后面，平台处于快速发展期，各类产品及功能都在频繁迭代，所以加挂版本号很重要

时间（最后修改日期）

按设计师最后修改完成的时间为准，非设计师上传文件时间（网盘会显示上传时间）时间格式：年/月/日，以数字组合，不用加分隔符（减少名称长度）例：20200612

作者（对应文件设计师）

顾名思义，就是文件设计师的姓名（最后修改设计师姓名），一定不是上传人姓名，此处尽量用真实姓名，更为直观（花名/昵称用户在查找时一般不会直接想到）

例：王春阳，非老王同学

二、文档表格文件 （沉淀）

文档表格类文件一般会分为两类： 

内部：团队的规章制度及日常项目总结性沉淀（项目总结/设计方法）+各类统计文档，命名规则：文档对应的项目/产品名称+日期（年月日），个人总结可加姓名；

外部：大家私域资源汇总而来的最新设计体验报告及B端行业报告文档等内容，命名规则：保持原有文档核心标题，去除冗余信息。

三、图片素材文件 （辅助）

命名精准简短，概括出素材的核心内容，切记上传前要做整理，游览器下载文件名往往带有大量下载时生成的编号内容

命名规则：素材核心内容简短描述（体现素材特征）

例：科技感背景.jpg，非3227a1549b942cfa8148cQFdNH4fw658.jpg

05

标识不同状态的文件：

对于部分项目或设计任务需要多位同事协同作战时，要保持文件的统一性和及时上传更新，不要让同事下载旧版本。此时针对文件建议做以下两点： 

1.标注文件状态

2.在部门或小组群及时同步信息

我个人常用的标记状态有以下三种：

已暂停：标注暂停处理的文件或者文件夹；进行中：标注正在处理的文件或者文件夹；重要：标注相对重要的文件或者文件夹。

06

目录分类建议及描述：

对于中小型的UED团队，我做了以下梳理和建议，可以尝试从这几个方面梳理分类团队日常设计文件内容。

1.部门文档

设计规范（UI设计规范、营销运营设计规范、交互设计规范等）

规章制度（团队内部协作流程、新手引导、规章制度等）

方法体系（用户体验方法体系建设，部门常用的设计理论及方法）

2.项目文件

营销视觉（对应平台的日常营销设计文件，例：活动页、Banner图等）

UI文件（对应平台项目的具体UI设计文件）

UE文件（对应平台项目的具体UE设计文件）

平面物料（对应平台宣传所用的易拉宝、展板、主KV视觉等）其他

3.总结分享

外部营养：

行业报告（可分为：设计行业相关与B端业务领域）

电子书籍（各类高品质的电子书籍，提升团队战斗值）

内部生长：

团队分享（团队成员以往分享的PPT总结内容）

项目沉淀（项目完结后的沉淀总结：文档形式，例：ppt、word）

4.设计素材

Sketch素材（后台类、插图类、数据图表等）

Axure素材 （各类组件库、图标库）

Banner库 （优秀banner素材及源文件）

C4D素材（常用C4D模型及材质等）

AI素材（矢量图形、矢量类插图等）

其他（在没有符合条件的分类及建立新分类也不适合的情况下，暂时放在其他文件夹，阶段性再做统一整理）

5.常用软件

必备：PS、AI、AE、sketch、Axure、C4D，其他：...

6.其他

在没有符合条件的分类及不确定是否需要建立新的分类的情况下，暂时放在其他文件夹，定期做阶段性的统一整理

好的！以上就是我今天碎碎念的一些内容，最后再补充总结一句：就像我们做设计需要规范一样，在文件管理上我们也需要良好的习惯和规范，这有助于我们工作效率更高。同时也是我们做事有条理的一种体现！