做了几年设计,你还不会文件归类保存吗?

14天前发布

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好的设计网盘内容建设离不来一套有规律、成体系的命名规范原则。今天我就为大家浅谈一下我的经验和思考!

如果你在设计行业已经工作几年了!

相信一定会遇到这个小问题,平时电脑上建了很多设计文件/文件夹、素材收集和部门资料等等工作内容。而随着时间推移,我们的文件越来越多也越来越难管理。

这个现象不只是个人,很多设计公司和设计团队也存在这个问题,因为每个人的认知和习惯不同,如果大家随意在设计网盘中建文件夹传项目,网盘的文件管理一定会很乱。

就像我们做设计要考虑用户体验,对待文件管理这件小事,我们也要强化体验的要义,一个轻松、简洁、高效的查找路径会让我们感到愉悦,而我们辛苦的搜索了半天的关键词,翻看了十几个文件夹还找不到自己想要的文件时,我们会感到沮丧。

所以,好的设计网盘内容建设离不来一套有规律、成体系的命名规范原则。今天我就为大家浅谈一下我的经验和思考!



01

文件归类保存的核心原则:



首先,统一下共识,我理解总结文件归类保存有以下3点核心原则:


方便取用原则:便于所有团队成员快速查找使用;

遵从统一命名规范:文档层级清晰,文件名称有规律;

及时更新原则:保持上传文件为最新内容或终稿。




02

网盘目录层级结构:


个人建议无论是网盘还是本地硬盘存储,建议层级目录不要太深,最多不超过三级,特殊情况可同步团队成员讨论确定:


一级目录分类,简短精炼
按心理学上的组块记忆原则5±2(早期为7±2),这个数量刚好,一般情况下一级分类及排序都是相对固定不变的;所以建立一级分类时,要根据团队日常工作内容去做充分思考,一旦确定分类不要频繁新增或修改;当一级目录不能满足分类要求时,可以新增分类,但要达成团队共识(方式:谁提出意见,谁就要提出解决方案,团队成员讨论确定后,按此执行)。


二级目录分类,类别有效

每个一级目录下的二级文件夹都要具有效用,不要为了充实一级目录而刻意建立多个二级分类,在没有文件的情况下,空文件夹会干扰用户查找,并影响情绪;注意数量控制和排序,从一级目录到三级目录的名称要具有包含关系的。从抽象提炼—准确类别—具体分类—具体文件


三级目录分类,具体详实

三级目录描述要具体详实,要精确到项目级别和细分类别,以便在文件夹内存放具体设计文件/素材图片以及相关辅助文档。




03

各级文件夹命名规则:


一级文件夹

建议采用简短精炼的命名方式,长度尽量控制在8个字以内,最好4~6字为宜,不要加啰嗦性的修饰语或无用的前缀/后缀

例:常用设计素材、设计素材集合  VS「设计素材」




二级文件夹

注意设置文件夹名称及内容是否属于一级目录,所放内容要与一级目录是被包含的关系,且存在紧密联系性

例:设计素材(AI素材/电子书汇总)VS 设计素材(AI素材/sketch素材)





三级文件夹

作为末级文件夹命名建议直接为具体类别名称或项目/产品名称,指向具体内容,因为它是最后一级的承载容器(注:部分上传内容存在相对独立性的,亦可直接放在二级目录下) 

例:设计素材—AI素材—矢量插画/具体文件





04

各类文件的命名规则:


一、项目设计文件 核心

命名规则:项目名+版本号+时间+作者,这样在进行检索时可以根据[项目名]、[时间]、[姓名]进行精确/模糊检索,提升检索效率(实际测试,比较好用)


项目名(项目/产品名)

对应项目/产品/活动名称或公司大家广知的项目/产品简称(注意,在项目/产品名称较短的情况下尽量使用全称,名称字数超过8个字以上的如果有简称,可以使用)例:统一门户-I物联网平台,可以简称为:物联网平台例:物联网平台V2.0

端(移动端/Web端)

Web端(网页),移动端具体可包含:APP、小程序、H5、公众号...

版本号

一定要挂在文件名/端后面,平台处于快速发展期,各类产品及功能都在频繁迭代,所以加挂版本号很重要

时间(最后修改日期)

按设计师最后修改完成的时间为准,非设计师上传文件时间(网盘会显示上传时间)时间格式:年/月/日,以数字组合,不用加分隔符(减少名称长度)例:20200612

作者(对应文件设计师)

顾名思义,就是文件设计师的姓名(最后修改设计师姓名),一定不是上传人姓名,此处尽量用真实姓名,更为直观(花名/昵称用户在查找时一般不会直接想到)

例:王春阳,非老王同学




二、文档表格文件 (沉淀

文档表格类文件一般会分为两类: 

内部:团队的规章制度及日常项目总结性沉淀(项目总结/设计方法)+各类统计文档,命名规则:文档对应的项目/产品名称+日期(年月日),个人总结可加姓名;

外部:大家私域资源汇总而来的最新设计体验报告及B端行业报告文档等内容,命名规则:保持原有文档核心标题,去除冗余信息。





三、图片素材文件 (辅助

命名精准简短,概括出素材的核心内容,切记上传前要做整理,游览器下载文件名往往带有大量下载时生成的编号内容

命名规则:素材核心内容简短描述(体现素材特征)

例:科技感背景.jpg,非3227a1549b942cfa8148cQFdNH4fw658.jpg





05

标识不同状态的文件:


对于部分项目或设计任务需要多位同事协同作战时,要保持文件的统一性和及时上传更新,不要让同事下载旧版本。此时针对文件建议做以下两点: 

1.标注文件状态

2.在部门或小组群及时同步信息



我个人常用的标记状态有以下三种:

已暂停:标注暂停处理的文件或者文件夹;进行中:标注正在处理的文件或者文件夹;重要:标注相对重要的文件或者文件夹。




06

目录分类建议及描述:


对于中小型的UED团队,我做了以下梳理和建议,可以尝试从这几个方面梳理分类团队日常设计文件内容。

1.部门文档

设计规范(UI设计规范、营销运营设计规范、交互设计规范等)

规章制度(团队内部协作流程、新手引导、规章制度等)

方法体系(用户体验方法体系建设,部门常用的设计理论及方法)


2.项目文件

营销视觉(对应平台的日常营销设计文件,例:活动页、Banner图等)

UI文件(对应平台项目的具体UI设计文件)

UE文件(对应平台项目的具体UE设计文件)

平面物料(对应平台宣传所用的易拉宝、展板、主KV视觉等)其他


3.总结分享

外部营养:

行业报告(可分为:设计行业相关与B端业务领域)

电子书籍(各类高品质的电子书籍,提升团队战斗值)

内部生长:

团队分享(团队成员以往分享的PPT总结内容)

项目沉淀(项目完结后的沉淀总结:文档形式,例:ppt、word)


4.设计素材

Sketch素材(后台类、插图类、数据图表等)

Axure素材 (各类组件库、图标库)

Banner库 (优秀banner素材及源文件)

C4D素材(常用C4D模型及材质等)

AI素材(矢量图形、矢量类插图等)

其他(在没有符合条件的分类及建立新分类也不适合的情况下,暂时放在其他文件夹,阶段性再做统一整理)


5.常用软件

必备:PS、AI、AE、sketch、Axure、C4D,其他:...


6.其他

在没有符合条件的分类及不确定是否需要建立新的分类的情况下,暂时放在其他文件夹,定期做阶段性的统一整理




好的!以上就是我今天碎碎念的一些内容,最后再补充总结一句:就像我们做设计需要规范一样,在文件管理上我们也需要良好的习惯和规范,这有助于我们工作效率更高。同时也是我们做事有条理的一种体现!








希望这篇文章对你有所帮助,感谢关注!

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